EJERCICIO "B"

1.- Elabora un organigrama general del departamento de Finanzas o un organigrama por cada area funcional del mismo.
2.-Una vez elaborado el organigrama identifica las funciones de cada departamento y enlistalas en forma breve.

Misión

“Promover mediante la administración y fiscalización independiente y objetiva del uso efectivo de todos los recursos económicos de la UPR en Aguadilla en servicios de calidad óptima que beneficien a nuestro país”.

Visión

“Lograr la mayor calidad en los servicios, permitiendo conciliar los procesos administrativos con la flexibilidad requerida por la naturaleza académica, recursos humanos que nos demuestran el más alto nivel de capacidad en el desempeño de sus funciones”.

Oficina de finanzas.

Naturaleza del trabajo

Trabajo profesional especializado que consiste en colaborar en la dirección de la oficina de Finanzas

Aspectos distintivos del trabajo

Se dirige la planificación y coordinación de las actividades que se realizan en la oficina de finanzas y sus diez oficinas a cargo. Ejerce un alto grado de iniciativa y criterio propio en desarrollo de su trabajo, conforme a las normas y procedimientos establecidos.

Oficina cobros y reclamaciones.

Se maneja y cobran las cuentas por cobrar, mayormente en atraso, referidas por las diferentes oficinas u Departamentos.

Tareas

* Mantiene el control de los Programas de préstamos a estudiantes.
* Gestiones de cobro sobre deudas que poseen estudiantes, empleados, personas particulares y entidades que no han podido cobrarse a su vencimiento.
* Rinde informes sobre estos procesos a las agencias que correspondan.

Oficina de contabilidad.

Es la oficina responsable de proveer y mantener al día las cuentas que componen el sistema de recursos financieros (FRS) de la institución.

Oficina fiscal de asistencia economica.

Su función es orientar, administrar y manejar todas las ayudas económicas otorgadas a los estudiantes.

Tareas:

1. Petición de las nóminas de las Becas Federales y Estatales del estudiantado.

2. Realiza la Política de Devolución de Fondos de Título IV.

3. Trabaja con todo lo relacionado al Depósito Directo de los estudiantes.

Bajar documento para acogerse a dicho servicio.

4. Trabaja con las ayudas de Becas Privadas de los estudiantes.

5. Lleva la contabilidad de todas las cuentas de las Ayudas Económicas (federales y estatales).

6. Rinde informes de las Ayudas Económicas al Gobierno Federal y para Administración Central.

7. Participa en el cierre del año fiscal.

Oficina de nominas.

Oficina encargada de realizar las nóminas de sueldo de los empleados.

Tareas:
. Nominas de sueldo y especiales de los empleados.
. Tareas a fines con el análisis, organización y cotejo de la nómina.
. Envío de pagos relacionados a los diferentes descuentos realizados a los empleados.
. Certificaciones y formularios oficiales que se relacionen a los sueldos devengados por los empleados y sus deducciones.

Oficina de recaudaciones.

Oficina responsable de recaudar, registrar y depositar todos los fondos que se reciben en la Institución por diferentes conceptos, principalmente costos de matrícula y cuotas por servicios al estudiante.